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sábado, 2 de julho de 2011

Criar filtro e marcador no Gmail

Já faz alguns anos que me pedem para fazer esse tutorial, mas eu sempre resisti porque pensava “já existem centenas de sites e blogs na web mostrando isso”. Mas, considerando o grande número de pessoas que ainda não sabem usar esse recurso fantástico e a quantidade de leitores que pedem um tutorial “à la HTMHelen”, resolvi fazer. Assim mais gente vai aprender a deixar sua caixa postal organizada e eficiente.

  1. Por que usar filtros?
  2. Criando um filtro - exemplo prático
  3. Outros caminhos
  4. Criar marcador sem filtro – exemplo prático
  5. Meus filtros

1. Por que usar filtros?

Tem coisa mais irritante do que gente que não lê os e-mails importantes porque a caixa postal está cheia de porcarias? Outro dia fui ajudar um colega a procurar uma mensagem urgente e a caixa de entrada dele estava mais ou menos assim:

Mensagens do Facebook

Notificações do Facebook na caixa de entrada atrapalhando a visualização das mensagens realmente importantes? #fail

2. Criando um filtro – exemplo prático

Hoje mesmo recebi na minha caixa de entrada um e-mail da Mahogany. Por causa do blog Beleza Tem Cheiro estou cadastrada em diversas newsletters de perfumaria e cosméticos, mas prefiro que esses e-mails fiquem escondidos em um marcador específico para eu abrí-los apenas na hora certa.

Segue o passo a passo que você pode executar com qualquer mensagem comercial que você tenha na sua caixa de entrada.

a) Abra o e-mail:

E-mail Mahogany

b) Clique na seta ao lado direito de Responder a todos e selecione a opção Filtrar mensagens semelhantes:

Filtrar mensagens semelhantes

c) Se você quer filtrar todas as mensagens de um remetente específico, mantenha preenchido apenas o campo De e retire o que tem antes do sinal de @. Deixe apenas @dominiodaempresa. Quando você quer organizar mensagens de um grupo de discussão, ao invés do campo De você tem que filtrar o campo Para.

Antes:

Criar um filtro campo De

Depois:

Criar um filtro

d) Clique no botão Pesquisa de teste e verifique se as mensagens que aparecem correspondem ao filtro que você deseja criar:

Pesquisa @mahogany

e) Clique no botão Próxima etapa e escolha o que você quer fazer com a mensagem. No meu caso preciso apenas ignorar a caixa de entrada e aplicar o filtro Perfumaria, mas observe que há várias opções:

Configurações do filtro

f) Marque a opção Aplicar filtro também às conversas abaixo e em seguida clique no botão Criar filtro:

Aplicar filtro às conversas abaixo

O filtro foi criado

3. Outros caminhos

I. Link Criar filtro, ao lado do botão de pesquisa:

Criar filtro

II. Opções »  Configurações do Google Mail » Filtros » Criar um novo filtro. O link fica perto do rodapé da página:

Criar novo filtro - rodapé

4. Criar marcador sem filtro – exemplo prático

O recurso de marcador pode ser usado sem um filtro vinculado a ele. Eu, por exemplo, faço muitas compras on-line e criei marcadores específicos para acompanhar melhor os meus pedidos.

Eu tenho um marcador geral chamado Compras e dentro dele criei outros cinco marcadores, sendo que dois deles são manuais: Encomenda chegando e Já chegou.

Menu de marcadores Compras

Quando eu faço uma compra on-line e recebo o e-mail avisando que meu pedido foi processado, marco a mensagem manualmente com o marcador Encomenda chegando. Faço o mesmo sempre que recebo uma nova mensagem confirmando o andamento do meu pedido: pagamento realizado, encomenda enviada, código para rastreamento, etc.

Marcador Encomenda chegando

Quando a encomenda chega, troco manualmente o filtro por Já chegou. Gosto de manter isso arquivado porque assim sei quais empresas são confiáveis e posso recomendar para leitores e amigos.

Para remover um marcador, basta clicar no X que fica do lado direito. Para acrescentar outro, basta clicar em Marcadores e selecionar ou criar o marcador desejado.

Remover marcador
Adicionar marcador

Para mudar a cor de um marcador, basta ir ao menu de marcadores e clicar no quadradinho que fica ao lado direito do nome:

Cor do marcador

5. Meus filtros

Eu uso esse recurso “desde sempre” e é por causa dele que minha caixa de entrada está sempre em dia. Tenho filtros para assuntos relacionados aos meus blogs, aos meus grupos, aos meus empregos, aos meus estudos… tudo bem organizadinho. Tenho até um filtro chamado Primas sem criatividade.

Dê uma olhada na minha quantidade de filtros. Tem mensagem que eu mando para alguma pasta, tem mensagem que eu mando excluir. Tem mensagem que eu só marco com estrela. Tem mensagem que eu coloco marcador.

Meus filtros

O post ficou longo, mas espero que tenha ficado fácil de compreender.

Até mais!

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